'KURUMSAL HAFIZA'YI CANLI TUTMA FORMÜLÜ

Bir toplantının notları, iki kurum/kişi arasındaki yazışmalar, e-postalar, çalışılmış raporlar, kurumlara özel/özgü proje çalışmaları, analizler vb., insan ile beraber kurumsal hafızanızı meydana getiriyor. Bunları kayıt altına almadığınızda, nasıl bir iş gücü kaybedeceğinizi düşündüğünüzde ve maliyetini hesapladığınızda buna emek ve bedel ödemek, kabul edilebilir bir seçenek. Bir de söz konusu çalışmaları yapan kişilerin işten ayrıldığını ve öncesinde detaylı bir devir yapmadığını düşündüğünüzde kayıp iyice artıyor, işiniz aynı oranda zorlaşıyor.

Önceleri kurumların hafızaları, insanların çalıştıkları sürelerle sınırlıydı. Eğer bildiklerini işten ayrılmadan birisine aktarmışsa şanslı sayılırdınız. Sonrasında kurumsallaşma çalışmaları, çeşitli standardizasyonlar vb. uygulamalarla süreçler, yazılı ve dokümate edebilir hale getirildi. Ancak burada da sorun; dokümanların saklanması olarak karşımıza çıktı. Uzun yıllar bekleyen evraklar, tozlu raflar, büyük depolama alanları… 

DİJİTALİZASYON, LÜKSTEN ZİYADE İHTİYAÇ 
Günümüzde, gelişen ihtiyaçlar ve teknoloji sayesinde her şeyin dijitalde saklanması mümkün. Bilgiye ulaşma hızı gerekliliğini düşündüğümüzde, dijitalizasyon lüksten ziyade ihtiyaç. Hergün milyonlarca data üretiliyor. “Kurumsal hafıza” demek olan bu verileri kanunlara uygun şartlar altında saklamak, şirketin sorumluluğunda. İleride karşılaşılabilecek durumlar için, yasal zorunluluklar vb. durumlar nedeniyle bu yapılmalı. 

MUTLU ÇALIŞAN, DAHA ÜRÜTKEN VE KALICI
Kurumlarda mutlu, işinden memnun ve motive çalışanların daha verimli, üretken ve kalıcı oldukları aşikâr. Peki kalıcılık nasıl yönetilir? Bu noktada, bazı stratejik kararlar alınmalı. Öncelikle kritik görev ve pozsiyonlar tanımlanmalı, kategorize edilmeli. Bunu belirlerken şirket sürekliliğini düşünerek, hangi bilginin nerede, nasıl üretildiği önemli. Persone seçimi ve devamlılığın takibi, ilgili yöneticisinin ve üst yönetimin sorumluluğunda olmalı… 

* İSTANBUL SABİHA GÖKÇEN ULUSLARARASI HAVALİMANI İNSAN KAYNAKLARI DİREKTÖRÜ AHMET HAKAN ARSLAN’IN YAZISINDAN…


İSTANBUL SABİHA GÖKÇEN ULUSLARARASI HAVALİMANI İNSAN KAYNAKLARI DİREKTÖRÜ  AHMET HAKAN ARSLAN:
TEKNOLOJİK YARDIM VE İNSAN FAKTÖRÜNÜN KONTROLÜ ŞART
Kurumsal hafızayı korumak ve kuvvetlendirmek için geleneksel yöntemlerden, yeni nesil teknolojilere kadar her yola başvurmak gerekiyor. Her seviyede çalışanın tecrübesi ve bunu verimli bir şekilde arkadaşlarına aktarımı da önemli. Diğer yandan, performans, atama ve işten çıkarma vb. durumlar düşünüldüğünde, adalet kavramı ön plana çıkıyor.

Doküman yönetim sistemimiz sayesinde, resmi olarak kuruma gelen ve giden tüm evrakları kayıt altına alıyoruz. Şirket e-postalarının yedeklenmesi ve olası teknik problemlere karşı, geri yüklenmesini sağlayarak yazışma trafiğini koruyoruz. Projelerle alakalı tüm kayıt, analiz, evrak, teklif vb. dokümanları, ilgili birimlerin bulut depolama altyapılarında tutuyoruz. Rotasyon veya ayrılma neticesinde iş devirlerinin tam olarak yapılmasını sağlıyoruz. Kişiler, çalıştıkları dönemde de neyin, nerede olduğunu talimatlar ve kullanım klavuzlarıyla dokümante ediyor.

ÖNEMLİ PROJELERDE YEDEKLİ ÇALIŞILMALI
Kurumsal hafızada kayba uğramamak için teknolojik altyapınızın yanı sıra,  çalışan sirkülasyonu da düşük olmalı. Bireysel tecrübe kazanımlar, ne yaparsanız yapın, kişiyle yok oluyor. Her çalışanı bir eğitmen olarak görüp bu tip verinin de kurumda kalmasını sağlayabilecek önlemler alınmalı. Önemli projelerde yedekli çalımak, mesajlaşma grupları ile her aşamadan ekip içerisindeki kişilerin birbirinden haberdar olmasını sağlamak, kaybın asgariye indirilmesini sağlıyor. 

ADALETLİ BİR ORGANİZASYON
Çalışanların neler yapacaklarını öğrenme süreleri, işe oryantosyonları, işin içeriğine ve kapsama göre değişmektedir. Bazı konularda personeli bir haftalık eğitimle yetiştirebilirken, kimileyin bu süre ayları hatta yılları almaktadır. Çalışan bağlılığını sağlamada, şirkete karşı güven duygusu oluşturacak süreçler dizayn edilmesi ve güvenilir bir iş ortamı olması önemli. Çalışan dinlenmeli; çünkü düşüncesine, fikrine saygı gösterilen bir ortamda insan daha verimli çalışır ve bağlılığı artar. Ön önemlisi adaleti bir organizasyon. 

Bir kişiyi veya yaptığı işi övdüğünüzde veya eleştirdiğinizde, bunun karşılığının, objektif ve somut örneklere ele alınması, hem o kişi tarafından hem de diğer çalışanlarca eleştri veya övgünün kabul edilmesi, bu değerin kurum içerisindeki ağırlığını ortaya çıkartıyor. Adaletsiz bir ortamda kimse kalmak istemez. Bazen üzücü sonuçları olsa da günün sonunda “Ya evet, gerçekten de öyleymiş” demeleri önemli. Belki de bu nedenle, özelikle beyaz yakada çalışan sirkülasyonumuz düşük. Bunun karşılığıda, uzun süreli çalışan ve kurumsal hafızanın kaybolmaması kazançlarınızdan...


ORKA HOLDİNG EĞİTİM VE GELİŞTİRME MÜDÜRÜ GÜRAY KANLI:
DİJİTALE GEÇİŞ İLE ÜRETİLEN, SAKLANAN BİLGİ VE VERİ ARTTI
Fiziksel ortamda gerçekleştirdiğimiz içerik ve süreç yönetim faaliyetlerini bugün bilgi, belge, doküman ve içerik yönetimi platformları aracılığıyla hızlı bir şekilde elektronik ortama aktarabiliyoruz. Ayrıca biz, dijital dönüşüme yatırım yapmanın yanında, odak noktamızda her zaman çalışanları tutarız.

Orka Holding olarak, dijital dönüşümün sağladığı faydaların her geçen gün belirginleşmesinin, bilginin ve verinin fiziksel ortamlardan elektronik ortamlara geçiş sürecini daha da hızlandırdığına inanıyoruz. Günümüzde bilgi, stratejik bir güç. Bu bağlamda, hızlı karar vermek ve hızlı karar vermek için de bilgiye hızlı erişmek hayati derecede önem taşıyor.  

TEKNOLOJİ İLE İŞLEMLER DAHA HIZLI VE KOLAY
Kurumsal veri ve belgeler özel şifreleme ve versiyon yedekleme teknikleriyle, en üst düzeyde güvenlik altına alınıyor. Bu da teknolojinin avantajlarından faydalanılarak işlemlerin daha hızlı kolay ve güvenli gerçekleştirilebildiği anlamına geliyor. Dijital sürece geçiş sonrası üretilen ve saklanan toplam bilgi ve verilerin miktarında ciddi bir artış olduğunu da tespit ettik. 

DUYGULARIN ÖNEMİNİ DE HESABA KATIYORUZ 
Çalışan memnuniyeti anketlerimizde ekip içi uyum ve yönetici ile uyum, en yüksek değerlenen faktörler arasında. Bu kapsamda, kurumsal hafızanın korunması ve gelişimi, yönetici kadrolarımızın astları ile birlikte gerçekleştirdiği bir süreç. Oryantasyon eğitimi sonrası ve şirkette kalınan süre boyunca ekiplerimiz ile sürekli bir araya gelerek bağlılığı koruyor ve verileri yorumlayıp bilgileri güncelleyen tarafta, karşımızdakilerin insan olduğunu unutmadan dijital dünyada duyguların önemini de hesaba katıyoruz.


PETROL OFİSİ CHRO’SU NESLİHAN YALÇIN:
ÇALIŞMA ARKADAŞLARIMIZI SEÇERKEN İNCE ELEYİP SIK DOKUYORUZ

İki alanda birden, hem akaryakıt hem de madeni yağlar ve kimyasallar pazarlarında lideriz. Rekabetin yoğun olduğu, küresel markaların da bulunduğu pazarlarda elde edilen bu sürdürülebilir başarı, çok önemli ve çok değerli. Başarıyı getiren en temel, en değerli unsurlardan biri de hiç şüphesiz, ‘İnsan Kaynakları’. Tecrübeli, alanlarında uzman çalışma arkadaşlarımızla, donanımlı genç mesai arkadaşlarımızın yarattığı sinerji ile bu sürdürülebilir başarımıza, İK alanında da devamlılık sağlıyoruz. Bunun için de bu alandaki tüm platformları, en iyi şekilde değerlendiriyoruz. Petrol Ofisi’ni geleceğe taşıyacak yeni çalışma arkadaşlarımızı seçerken de ince eleyip sık dokuyoruz. Türkiye Mühendislik Kariyer Fuarı (TÜMKAF) da bizim için çok önemli platformlardan biri. 


SOCAR TÜRKİYE İK BAŞKANI SİBEL UĞUR:
ÇALIŞANLARIMIZA ‘ÖNCE SEN’ MOTTOSUYLA YAKLAŞIYORUZ

Şirketlerin kurumsal performansının artırılabilmesi ve sürdürülebilir kılınması için, organizasyonel gelişimin devamlılığını sağlamak, kalite ve verimliliği artırmak ve çalışan motivasyonunu yüksek tutmak esastır. Bu noktada şirketlerde İK fonksiyonunun önemi her geçen gün daha da artıyor. SOCAR Türkiye’de çalışanlarımıza ‘önce sen’ mottosu ile yaklaşarak onların ihtiyaç ve taleplerini dinliyor, çözümler üretiyoruz. Verimli bir yetenek yönetimi sistemiyle, çalışanlarımızın yetenekleri doğrultusunda gelişimlerine önem veriyoruz. SOCAR Türkiye ve grup şirketlerimizde kurumsal ve etik değerlerimiz çerçevesinde, iletişim ortamının verimli ve motivasyon artırıcı bir iklimde olmasını benimseyip teşvik ediyoruz.


DEFACTO İNSAN KAYNAKLARINDAN SORUMLU GENEL MÜDÜR YARDIMCISI (CHRO) BERNA ÖZTINAZ:
ÇALIŞAN MUTLULUĞU VE BAĞLILIĞI EN ÖNCELİKLİ KONULARIMIZ ARASINDA
Kurumsal hafızayı, çok daha büyük bir başlık olan sürdürülebilirliğin altında ele alıyoruz. Sürdürülebilirlik, DeFacto’nun “wow dedirten global bir moda markası” olma vizyonuna ulaşabilmesinde önemli konulardan biri. 2015’te, Birleşmiş Milletler (BM) Küresel İlkeler Sözleşmesi’ni imzalayarak kendimizi bu noktada iyi bir konuma taşıdık.

2017’deki “Sürdürülebilirlik” raporumuzda, özellikle çevre, çalışan, müşteri ve tedarikçi etkilerimizi ölçmekteyiz. Çalışan tarafı ve müşteri için ise çalışan mutluluğu ve memnuniyeti, yurt içi-yurt dışı istihdam oranlarımız, performans yönetimi, iş sağlığı ve güvenliği verileri, eğitim ve fırsat eşitliği, engelli müşteriler için mağaza uygulamaları, ürün güvenliği çalışmaları da bu raporda. Stratejik iş hedeflerinin hayata geçirilmesi için, kurumsal hafıza ve know-how transferi yapılan fonksiyonel gelişim okulları kurarak iş sonuçlarına katkıda bulunuyoruz. 

KENDİ IN-HOUSE ERP YAZILIMINI GELİŞTİREN BİR ŞİRKETİZ 
Kurumsal hafızanın veri boyutunda ise kullandığımız sistemlerin sürdürülebilirliği ve dataların sağlıklı şekilde korunması önemli. Kendi in-house ERP yazılımını geliştiren bir şirketiz. Bu kapasite ve kabiliyete sahip olmak, uçtan uca tüm iş birimleri ve süreçlerimizi kapsayacak bir data akışı, entegre bir ekosistemde sürdürülebilirliği sağlamamıza olanak veriyor. 

Çalışan mutluluğu ve bağlılığı, en öncelikli konularımız arasında. Türkiye’de bir ilki gerçekleştirerek 2011’de “DeFacto Mutluluk Müdürlüğü”nü kurduk. 2017’de de “Mutluluk Direktörlüğü” kurarak çok daha geniş bir ekiple yola devam ediyoruz. Çalışanlarımızın duyarlılığını destekleyebilmek ve gönüllü faaliyetlerde bulunabilmelerine fırsat vermek amacıyla 2 gün gönüllülük izni tanımlıyoruz. Sabah 07-00-09.00 giriş, 16.30-18.30 saatleri arasında çıkış esnekliği sağlanıyor. Her yıl Mutluluk Günü’nü ve Mağazacılar Günü’nü büyük bir coşkuyla e kutluyoruz.

Çalışan motivasyonunu artırmaya yönelik bir diğer uygulamamız ise ‘Mutlu Kadın Hareketi’ dediğimiz, kadına yönelik pozitif ayrımcılığın desteklendiği proje. Anneler için okulların açılış ve karne günlerinde çocuklarının bu özel anlarında yanında olabilecekleri yarım günlük izin desteği sağlanıyor. Belirli bir süre yarı zamanlı çalışma imkânı, tüm süt izinlerinin birleştirilip haftada bir gün kullanım olanağı ve yasal zorunluluğa ek, ücretsiz verilen 3 aylık doğum izni de paket içinde. Sadece kadınlar için, merkez ofiste ayda bir gün evden çalışma fırsatı bulunuyor.


SAMSUNG ELECTRONICS TÜRKİYE İNSAN KAYNAKLARI DİREKTÖRÜ SEMRA ERGİN:
TÜRK VE KORE KÜLTÜRLERİ HARMANLANIYOR
Tüm performans ve organizasyonel yönetimimizi “Workday” (İş Günü) üzerinden takip ederek canlı tutuyoruz. Sadece İnsan Kaynakları olarak değil, Mobil İletişim, Tüketici Elektroniği, Finans, İş Zekası, Satın Alma gibi tüm iş birimlerimiz de mevcutta Samsung Global tarafından yönetilen sistemlere ilgili kayıtları yapıyor ve süreçlerini bu şekilde yürütüyor.

Samsung Electronics, 50 yılı aşkın süredir zengin dijital deneyimlerle dolu, daha iyi bir dünya yaratma konusundaki vizyonunu sadece sunduğu yenilikçi teknoloji ve ürünlerle değil, aynı zamanda geliştirdiği ve uyguladığı tüm kurum içi uygulamalarla da gerçekleştiriyor. 

KİŞİLER, İŞE ALIMDAN İTİBAREN TÜM SÜREÇLERE DAHİL
2017 yılı itibariyle, Samsung Global tarafından yürütülen “Global İK İnovasyonu” projesi, adım adım tüm ülkelerde gerçekleştiriliyor. Dünyadaki hızı yakalayabilen ERP sistemi “Workday” (İş Günü) uygulamamız, bunun en güzel örneği. Tüm İK uygulamaları arasında; etkileşimli, kişileri işe alımdan itibaren tüm süreçlere dahil ederek interaktivite sunan, güvenliği ve güvenirliği global düzeyde olan Workday üzerinde takip ediliyor. 2 yıldır global implementasyonu yapılan bu sistemle aynı anda tüm çalışanların işe girişi itibariyle performans, yetkinlik hatta ücret politikaları bile şeffaf olarak yönetiliyor. 

Tüm kültürlerin ve jenerasyonların, kendilerini şirket kültürünün bir bileşeni olarak hissedebildiği ortak bir şirket kültürü yaratmak amacıyla “Samsung Oryantasyon Programı” uygulanıyor. Bu kültür ise ‘kültür ve kurumdaşlık’, ‘yetenek yönetimi’ ve ‘organizasyonel gelişim’ temelleri üzerine inşa ediliyor. Türk ve Kore kültürlerini global bir çerçevede harmanlayarak ‘Samsung Türkiye’ kültürü yaratılıyor. Global Samsung’un en iyi uygulaması sayesinde iki farklı kültür olan Kore ve Türk kültürleri ve bu iki kültürden dört farklı jenerasyon, uyum içinde çalışıyor. “Samsung Oryantasyon Programı”, Brandon Hall Group tarafından “En İyi Yeni Çalışan Adaptasyon Programı” dalında gümüş ödüle layık görülmüştü. Programımız, giyilebilir teknoloji “Gear” gözlüklerle Kore gezisi de eklenerek sürekli geliştiriliyor.

STRATEJİLER, ÜST YÖNETİMDEN TÜM EKİPLERE DİREKT İNİYOR
Oryantasyon eğitimimizin akabinde, hem yöneticilerle özel hem de tüm departmanlarla ayrı ayrı yaptığımız ‘Better Together’ adlı periyodik toplantılar, ‘Townhall Meeting’ isimli yarım günlük toplantılar yapıyoruz. Böylece, direkt üst yönetimden tüm ekiplere şirket strateji ve uygulamalarımızın aynı anda inmesini sağlıyor, tüm şirketin öğrenmesini ve benimsemesini önemsiyoruz. Ayrıca iç iletişim duyuruları da sıklıkla kullanıyoruz.


PENTİ İNSAN KAYNAKLARINDAN SORUMLU İCRA KURULU ÜYESİ SELİM ARDA ÜÇER:
ORYANTASYON SÜRECİMİZ, KURUMSAL HAFIZANIN KORUNMASINDA FAYDALI
Penti, sürekli gelişen ve değişime en hızlı şekilde adapte olabilen öncü bir moda markası. Globalleşme yolculuğumuzda bu güçlü gelişim ve dönüşüm isteğimizin yarattığı süratli ortamda, kurumsal hafızanın taze tutularak yeni Pentililere aktarılması, bizim için kritik bir öneme sahip. 

Özellikle dijital araçların, Penti hafızasının aktarılması noktasında bize çok faydalı olduğunu söyleyebilirim. Beraberinde ise Penti İnsan Kaynakları ekibi olarak, geliştirmiş olduğumuz mentorluk sistemimiz, özel içeriğe sahip oryantasyon programımız, deneyimli çalışanlarımızın yeni Pentililere aktarım yaptığı çalıştay tasarımlarımız, “Renklerin Ritmi” gibi değerlerimizi aktardığımız ve “Penti’de İşler Böyle Yürür” iş yapış şeklimizi paylaştığımız eğitimlerimizin büyük faydasını görüyoruz.

‘ÇALIŞAN DENEYİMİ STRATEJİSİ’NE SAHİBİZ
Çalışan deneyimi stratejimiz doğrultusunda tasarladığımız, adım adım detaylı bir şekilde planlamış olduğumuz oryantasyon sürecimizin, kurumsal hafızanın korunmasında faydalı olduğuna inanıyoruz. Bu nedenle lokasyon, rol ve departman bazında ayrıştırdığımız ve işin uzmanları tarafından moderasyonu gerçekleşen oryantasyonlarımız, içeriğiyle bu amaca doğru bir şekilde hizmet ediyor.

YENİ ÇALIŞMA ARKADAŞLARIMIZIN CO-PİLOT’U DA VAR
Ekibimize katılan yeni çalışma arkadaşlarımızın, birlikte çalışma teklifimizi kabul ettiği andan itibaren ona Penti kültürünü, değerlerimizi ve iş yapış şeklimizi aktaran aynı zamanda bir Co-Pilot’u da oluyor. Özellikle ilk iki ay süresince kültürümüzün, Penti hafızasının aktarılması ve bağlılık yaratılması konularında bu tanımlı mentorluk süreci, ekibe yeni katılan çalışma arkadaşlarımızın yeni iş hayatlarına daha kolay adapte olabilmelerini sağlarken, oryantasyon sürecini ciddi oranda kısaltıyor. 
Yeni çalışma arkadaşlarımız, Penti’de aramıza katıldıktan sonra kendilerine özel tanımlanan oryantasyon sürecinde üretim tesisimiz ve saha operasyonumuz için mağazalar olmak üzere beraberinde dijital programları da kapsayan bir sürece dahil oluyor.


Bu Makaleyi Sosyal Medyada Paylaşabilirsiniz